вторник, 16 апреля 2013 г.

Начинающим секретарям

Хочется дать начинающим секретарям несколько советов, приобретенные  мною за годы работы в этой должности:
-С первого дня работы очень важно обговорить  с руководителем список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет и список коллег и приятелей, с которыми он хотел бы быть соединен без лишних вопросов.
-Порядок на столе руководителя должен быть Вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись", находящиеся постоянно на столе руководителя. Папки облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе.

-Вы должны заходить в кабинет руководителя раньше, чем любой посетитель, для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.

-Если руководитель, считает, что у него не секретарь, а секретарь-референт, помощник, тогда Вам  необходимо  присутствовать на всех совещаниях и важных встречах. Вы должны быть в курсе договоренностей.

-Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ. Лучше Вы будете дурочкой в приемной, чем в кабинете начальника.

-Не медлите с выполнением поручений - но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".

-Если Вы по вине сотрудника провалили поручение - поделитесь ответственностью с виновным. Но - никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.

-Вы должны обладать (выработайте) хорошей зрительной памятью. Запоминайте любого гостя в лицо. Если нежелательный визитер  явится без предупреждения - Вы успеете корректно "отразить нападение".

То же относится и к именам людей - для любого человека значимо его имя. Трудно воспроизводимые имена-отчества проговаривайте про себя несколько раз.

-Обязательно запишите минутную информацию. Когда она будет не нужна - выбросите и забудете. Но перспективную информацию запоминайте: что записал - то из памяти стерлось.

-При передаче информации надо продумать, на каком предложении сделать особое ударение, чтобы она запомнилась и была понятна.

-Вы - записная книжка. Помните о личных датах руководителя.

В замечательной старой комедии "Ищите женщину" созданы прекрасные образы Секретаря и Референта: веселая и легкомысленная (так кажется!) девица, способная на прямой вопрос ответить быстро, уклончиво и метко - и зануда, пунктуальная, въедливая и преданная начальнику до смерти. Хороший секретарь должен уметь быть обеими.

Комментариев нет:

Отправить комментарий